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ACCOMPAGNEMENT AUDIT
SURVEILLANCE QUALIOPI

Objectifs de l'audit de surveillance

Pour préparer au mieux son audit de surveillance, il faut déjà comprendre son objectif et les différences avec l'audit initial...

QUALIOPI

QUALIOPI AUDIT BLANC AUGEO

L'extrait de l'arrêté du 6 juin 2019 pour l'audit de surveillance est le suivant :

« L'audit de surveillance permet de vérifier […] que le référentiel en vigueur est toujours appliqué »

« […] Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu'à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action mises en place »

 

Lors de l'audit initial, vous aviez déjà démontré l’adéquation de vos processus avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Les éléments de preuve que vous aviez alors présentés permettaient d’illustrer l’adéquation entre ce que vous aviez défini (procédure, mode opératoire…) et ce qui était en place (éléments de preuve).

 

En revanche, pour l'audit de surveillance, il s’agira donc de démontrer votre capacité à tenir compte des évolutions de votre environnement professionnel et à mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue, tout en garantissant le respect des exigences du RNQ.

🛑Point de vigilance : Cas des OPAC ayant bénéficié d’un audit initial sur une durée aménagée et ceux audités en nouvel entrant (certains indicateurs n'auront pas été audités lors de l'audit initial...).

 

L'audit de surveillance sera ainsi intégralement personnalisé en fonction de votre situation lors de l'audit initial, les résultats de l'audit initial, les évolutions de votre organisme, et votre process d'amélioration continue.

1. Un audit de surveillance Qualiopi? 

Revenons en arrière : vous avez passé avec brio l’audit N°1 appelé aussi audit initial du cycle de certification QUALIOPI, bravo à vous !

C’est maintenant l’étape N°2 qui vous attend : le fameux AUDIT DE SURVEILLANCE.
L’audit de surveillance Qualiopi a pour objectif de vérifier que le référentiel est toujours honoré et suivi au cœur de votre structure. 

Attention à ne pas le prendre à la légère : il peut également vous engendrer des non-conformités.

3. Qu'est ce qui sera audité par l'auditeur ? 

VOS RÉSULTATS À L'AUDIT INITIAL

  • - Mise en œuvre, dans délai prescrit de six mois, des actions correctrices des NC mineures et leur pertinence

  • - Ecarts levés sur des NC majeures

  • - Points sensibles à surveiller identifiés

VOS CHANGEMENTS & NOUVEAUTÉS

  • - Organisation

  • - Sites de formation

  • - Fusion / acquisition

  • - Nouvelles offres : CFA, VAE, nouvelles modalités...

  • - ...

LA MISE EN OEUVRE DE VOTRE SYSTÈME

  • - Réalité application

  • - Indicateurs de résultat

  • - Prévention des abandons

  • - Analyse des besoins

  • - Exploitation de la veille

  • - Pilotage compétences

5. Quand préparer la surveillance Qualiopi ? 

Tous les organismes ayant passés l’audit initial doivent passer la surveillance QUALIOPI entre le 14ème & le 22ème mois suite à la date d’obtention de la certification.

Nous vous conseillons de commencer à préparer l’audit de surveillance 6 mois en avance. 

Pour ceux certifiés avant le 31/12/2020 la surveillance est à passer entre le 14ème et le  29ème mois.

2. Comment se préparer en priorité ? 

3 questions clés qui méritent réponses le JOUR J de l’audit :

– Mon organisme a-t-il évolué sur la plan administratif, ou en terme d’activité ?
– Comment j’ai appliqué le référentiel depuis l’audit initial sur des exemples de prestations ?
– Comment ai-je amélioré mon fonctionnement, notamment en réponse aux éventuelles non-conformités mineures détectées au audit N°1 ?

Bien sûr, l’indicateur 32 sera audité. Il s’agit de démontrer votre capacité à gérer dans le temps l’application du référentiel QUALIOPI.

En résumé : « on progresse en continu ».

Pour se préparer en étant efficace, il faut savoir à quoi s’attendre : que va regarder l’auditeur en priorité ?

4. Nouvel entrant ?

Pour les nouveaux prestataires, l’audit de surveillance va également évaluer votre conformité sur les indicateurs 22 et 32 non traités en audit initial.

Pour les autres indicateurs, l’auditeur vérifie les preuves de mise en œuvre des dispositions que vous aurez présentés en audit initial. 

En résumé : « On fait ce qu’on a dit qu’on ferait »
La réussite est au bout du chemin : si vous avez respecté le référentiel et amélioré votre organisation en conformité avec QUALIOPI.

6. Réaliser un audit à blanc 

Afin de préparer ce nouvel audit et de s’assurer de la conformité des processus, procédures et organisations mises en place.

Cela permet de prendre du recul suite à la phase de déploiement. L’audit interne est un moment de pause pour réaliser une photographie, ce qui va vous permettre de contrôler le respect des exigences et vérifier la conformité de l’ensemble des prestations concernées par l’accompagnement Qualiopi.

Un audit plus court, qui peut se réaliser en présentiel ou à distance…. selon la modalité choisie lors de votre audit initial

Votre audit a duré une demi journée, un jour, voire plus ? Si vous vous (re)posez la question des durées d’audit, sachez que celles-ci ont été fixées par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail

Vous y retrouvez le tableau ci-contre :

image-1650303677325.png

VOUS SOUHAITEZ UN ACCOMPAGNEMENT À L'AUDIT DE SURVEILLANCE QUALIOPI ?